Новые сроки и состав документов в личном деле работников образовательных организаций.
1. Изменились сроки хранения и состав документов в личных делах работников.
Например, теперь личное дело директора нужно хранить 50 или 75 лет. Срок будет зависеть от того, когда с делом престали работать. Если до 1 января 2003 года, то хранить нужно 75 лет, если после – 50 лет (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждено Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
2. Какие документы убрать из личного дела
Существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1, 1.1 или ч. 2, 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Статья 13.11. Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных
(в ред. Федерального закона от 07.02.2017 N 13-ФЗ)
1. Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до шести тысяч рублей; на должностных лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от шестидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
1.1. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от четырех тысяч до двенадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.
(часть 1.1 введена Федеральным законом от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
2. Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от шести тысяч до десяти тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до ста пятидесяти тысяч рублей.
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
2.1. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от сорока тысяч до ста тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей.
(часть 2.1 введена Федеральным законом от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
8. Невыполнение оператором при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения) или извлечения персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей; на юридических лиц - от одного миллиона до шести миллионов рублей.
(часть 8 введена Федеральным законом от 02.12.2019 N 405-ФЗ)
9. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 8 настоящей статьи, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на должностных лиц - от пятисот тысяч до восьмисот тысяч рублей; на юридических лиц - от шести миллионов до восемнадцати миллионов рублей.
(часть 9 введена Федеральным законом от 02.12.2019 N 405-ФЗ)
Примечание. За административные правонарушения, предусмотренные частями 8 и 9 настоящей статьи, статьями 13.31, 13.35 - 13.37, 13.39, 13.40 и 13.46 настоящего Кодекса, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.
(примечание введено Федеральным законом от 02.12.2019 N 405-ФЗ; в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
Например, теперь личное дело директора нужно хранить 50 или 75 лет. Срок будет зависеть от того, когда с делом престали работать. Если до 1 января 2003 года, то хранить нужно 75 лет, если после – 50 лет (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждено Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
2. Какие документы убрать из личного дела
Существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1, 1.1 или ч. 2, 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Статья 13.11. Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных
(в ред. Федерального закона от 07.02.2017 N 13-ФЗ)
1. Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до шести тысяч рублей; на должностных лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от шестидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
1.1. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от четырех тысяч до двенадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.
(часть 1.1 введена Федеральным законом от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
2. Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от шести тысяч до десяти тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до ста пятидесяти тысяч рублей.
(в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
2.1. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от сорока тысяч до ста тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей.
(часть 2.1 введена Федеральным законом от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
8. Невыполнение оператором при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения) или извлечения персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей; на юридических лиц - от одного миллиона до шести миллионов рублей.
(часть 8 введена Федеральным законом от 02.12.2019 N 405-ФЗ)
9. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 8 настоящей статьи, -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на должностных лиц - от пятисот тысяч до восьмисот тысяч рублей; на юридических лиц - от шести миллионов до восемнадцати миллионов рублей.
(часть 9 введена Федеральным законом от 02.12.2019 N 405-ФЗ)
Примечание. За административные правонарушения, предусмотренные частями 8 и 9 настоящей статьи, статьями 13.31, 13.35 - 13.37, 13.39, 13.40 и 13.46 настоящего Кодекса, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.
(примечание введено Федеральным законом от 02.12.2019 N 405-ФЗ; в ред. Федерального закона от 24.02.2021 N 19-ФЗ)
